Diana’s Tipps für Projektmanagerinnen:

• Um als Projektmanagerin die maximale Wirksamkeit zu entfalten, muss man den richtigen Ausgleich zwischen People-Orientierung und inhaltlicher Ergebnisfokussierung finden

• Nutzt eine Projektmanagement Methodik als eure Basis aber wendet es pragmatisch an – so wie es für euer Projekt den besten Nutzen stiftet

• Ein erster Zugang zu Projektmanagement kann ganz einfach sein: nehmt euch eine der gängigen Projektmanagement Methoden und übt die Anwendung bei einem privaten Projekt (zum Beispiel einer größeren Feier)

Kurzprofil von Diana:

• Projektleiterin und Managerin bei CPC Unternehmensmanagement AG (mittelständische Unternehmensberatung mit eigener Projektmanagement Methodik „PM Compass“)

• 10 Jahre Erfahrung im Bereich Projektmanagement in der Automobilbranche und Finanzbranche, insbesondere im internationalen Kontext bei Großkonzernen

• PMP© zertifizierte Projektmanagerin und Scrum Master

• Diana hat Projektmanagement von der Pike auf gelernt – angefangen als PMO bis hin zur Verantwortung als Projektleiterin von Großprojekten und internationalen Rollouts

Diana, wie hast du Projektmanagement gelernt?

Es war ein Mix zwischen Theorie und Praxis, allerdings würde ich sagen, dass die Praxis eine größere Rolle gespielt hat. Bei einem meiner ersten Projekte war ich für das PMO beim Rollout eines globalen Einkaufssystems in Asien und den USA zuständig.

Dabei habe ich am Anfang vor allem auf eine Standard Projektmanagement-Methodik und Erfahrungen aus vorhergegangenen Rollouts gesetzt. Das tägliche „Learning-on-the-job“ und der Austausch mit anderen PMOs und der Projektleitung hat mir dann bei der tatsächlichen Anwendung und der Verbesserung meiner PM Fähigkeiten geholfen. Ich hatte also eine kleine PMO-Community, mit der ich mich austauschen konnte.

Aus deiner Perspektive: Wie kann man sich einen ersten Zugang zum Thema Projektmanagement verschaffen?

Es ist grundsätzlich ein erster Schritt, theoretische Kenntnisse in Form von Online-Kursen, Zertifikaten oder Lektüre zu erlangen. Diese müssen aber unbedingt praktisch angewendet werden, um zu erkennen was in welcher Situation Sinn macht und pragmatisch ist. Mein Tipp ist es, sich ein konkretes Beispiel oder Thema – zum Beispiel auch aus dem privaten Bereich wie eine Hochzeitsfeier – zu suchen und eine der gängigen Projektmanagement-Methoden (PMI, GPM oder Prince 2) daran auszuprobieren. Und dann nach dem Anwenden bewerten, welche Elemente und Strukturen wie gewirkt haben, um dies beim nächsten Mal zu berücksichtigen.

Projektmanagement ist an sich kein Selbstzweck, sondern eine begleitende Methode, die das unmittelbare Projektziel unterstützen soll. Deswegen ist es am einfachsten, Projektmanagement zu lernen, wenn man ein konkretes Projekt mit Ziel und gewünschtem Ergebnis vor Augen hat, um dann zu schauen was hilft um dies auch zu erreichen.

Was ist - deiner Meinung nach - der Unterschied zwischen einem Projektmitglied und einer Projektmanagerin?

Ein Projektmitglied wird für seine Fachlichkeit in ein Projekt hineingezogen. Deshalb müssen Projektmitglieder auch nicht viel über Projektmanagement wissen. Sicherlich ist es hilfreich, wenn ein Projektmitglied neben der inhaltlichen Arbeit auch über sein eigenes Arbeitspaket hinausblicken kann und die Gesamtzusammenhänge versteht.

Den Austausch zwischen den einzelnen Projektmitgliedern zu ermöglichen, ist jedoch eine der Hauptaufgaben der Projektmanagerin. Weiterhin zählt zu den wichtigsten Aufgaben, einen Überblick zu behalten und zwischen der operativen Ebene – dem Team – und dem Management – den Auftraggebern des Projektes – zu vermitteln. Aber natürlich ist die Projektmanagerin in erster Linie für die Erreichung der Projektziele und des Projektergebnisses verantwortlich. Und um den Weg dahin zu strukturieren kann sie Projektmanagement zu Hilfe nehmen.

Welche Eigenschaften muss eine gute Projektmanagerin mitbringen?

Das Schwierigste ist, dass Projektmanagerinnen auf unterschiedlichen Ebenen agieren und zwischen diesen Ebenen schnell wechseln müssen.

Eine Projektmanagerin agiert in erster Linie in Richtung ihres Teams und sollte das Projektteam führen, Stolpersteine auflösen und den Projektfortschritt sicherstellen. Zusammenfassend muss sie dafür sorgen, dass ein gutes Ergebnis bei einer gleichzeitig guten Zusammenarbeit erzielt wird. Dabei ist sie auch Vertreterin für das Projekt nach außen und muss in der Lage sein, Dinge, die das Team zur Erfüllung seiner Aufgaben braucht, beim Management durchzusetzen. Dabei sollte immer die inhaltliche Dimension, nicht die persönliche im Vordergrund stehen. Eine Projektmanagerin ist eine Führungskraft, die meist keine disziplinarische Verantwortung aber eine Ergebnisverantwortung hat. Umso wichtiger ist es in dieser Situation, ein Gespür für Menschen zu haben, um das Projektziel mit dem Projektteam erreichen zu können.

Gespür für Menschen und Kommunikationsfähigkeiten allerdings reichen nicht aus, um ein Projekt erfolgreich zu machen. Ich habe viele Projektmanagerinnen erlebt, die es durch ihre People-Skills geschafft haben, dass alle Stakeholder dem Projekt wohlgesonnen waren. Das hat aber trotzdem nichts daran geändert, dass das Projekt nicht von der Stelle gekommen ist. Ein Projektmanager muss also neben der Kommunikation und dem Stakeholder Management auch ergebnisorientiert den Scope – den Projektinhalt - bearbeiten.

Braucht es in jedem Projektumfeld die gleiche Art von Projektmanagerin?

Nein, das kommt sehr auf das Projektumfeld an. Verschiedene Persönlichkeiten und Stärken können in unterschiedlichen Projekten von Nutzen sein. Allerdings gibt es ein paar Grundeigenschaften, die für jede Projektleiterin wichtig sind:

• Analytik (Verständnis und fachliches Grundwissen für den Projektinhalt)
• Kommunikationsfähigkeit (vor allem auch gegenüber dem Management)
• Führungsfähigkeit, um das Projektteam anzuleiten und zu entwickeln
•  Managementfähigkeit, um die Aktivitäten und Projektstrukturen im Griff zu haben 

Mal ganz ehrlich: hast du als Frau jemals Vor- oder Nachteile gehabt? Managen Frauen Projekte anders?

Da ich bisher hauptsächlich in IT-Projekten tätig war, habe ich eher mit Männern zusammengearbeitet. Als PMO nimmt man als Frau eine gendertypische Rolle ein. Man muss sehr sorgfältig, sehr genau und auch durchaus kommunikativ sein. Das Projektteam kommt gerne auf einen PMO zu und als Frau kann man in kritischen Projektsituationen eher mal die Stimmung verbessern. Da ist es also ein Vorteil, eine Frau zu sein. Als weibliche PMO habe ich aber auch erlebt, dass man schnell auch mal „Mädchen für alles“ werden kann. Da muss man sich schon bewusst positionieren und klarmachen, was zur Rolle des PMO dazugehört und was nicht – eben genauso wie man den Scope eines Projektes definieren muss. Als Projektmanagerin ist mir das natürlich nicht mehr passiert.

Meine Erfahrung zeigt, dass die größte Herausforderung für Frauen die eigene Führungsrolle zu finden und authentisch zu leben ist. Sie müssen einen guten Mix zwischen Feingefühl & Gespür sowie Selbstbewusstsein & Durchsetzungsfähigkeit finden und dies auch in stressigen Situationen bewahren. Auch ich muss mich nach 10 Jahren Projekterfahrung immer wieder neu auf ein Projekt, das Thema und die Menschen darin einstellen – das ist aber auch immer wieder die Möglichkeit, Projektmanagement neu zu entdecken und pragmatisch anzuwenden.

Welchen letzten Tipp möchtest du unseren angehenden Projektmanagerinnen auf den Weg geben?

Gerade Frauen verlassen sich sehr gerne auf ihre Kommunikationsfähigkeit und People – Skills. Doch als Projektleiterin ist es wichtig, nicht nur für diese Themen wahrgenommen zu werden, sondern eine gute Mischung aus People-Skills, PM Expertise und fachlichem Knowhow zu finden. Dann wird man auch ernst genommen.