Pauline's Tipps für Projektmanagerinnen:

• Das Team ist der Schlüssel zum Projekterfolg: An einem Projekt sind oft eine Vielzahl von Kollegen, Partnern und Dienstleistern beteiligt. Jeder dieser Projektpartner ist besonders gut in dem, was er tut und spielt einen bestimmten und entscheidenden Part bei Projekterfüllung. Als Projektmanager hat man die Aufgabe, dieses Puzzel an Wissen und Skills so gut wie möglich zusammenzubringen. Jeder der Beteiligten sollte darüber gebrieft werden: "Wie ist die Zielsetzung dieses Projekts? Wie kommen wir dahin? Und was ist meine Rolle in diesem Plan, wofür bin ich zuständig?" Mach' dies so relevant wie möglich für die unterschiedlichen Gruppen und verdeutliche was die jeweilige Verantwortung ist. Der Input (Ideen, Änderungsvorschläge, usw.) der verschiedenen Beteiligten ist Gold wert. Du kannst und wirst nicht alles selbst wissen können, das Wissen, Einschätzung und die Skills der Projektpartner (vom Praktikanten bis zum CEO) werden sehr dabei helfen den Projektplan zu verfeinern, Risiken zu sehen, das Budget anzupassen, usw.

• Der Projektplan ist ein lebendes Dokument, die Milestones sind nicht in Stein gemeisselt, regelmäßige Updates für dich und alle am Projekt Beteiligten sind wichtig: Im Laufe eines Projekts können unvorhergesehene Einflussfaktoren (positive wie auch negative) auftreten, die den ursprünglichen Projektplan beeinflussen (z.B. der Zulieferer kann die benötigten Produkte erst zwei Wochen später zur Verfügung stellen). Solltest du Änderungen vornehmen wollen / müssen, informiere alle betroffenen Beteiligten darueber (telefonisch geht oft am schnellsten, ist persönlicher und so gehst du auch sicher, dass du richtig verstanden wirst...eine "offizielle" Email kannst du immer noch hinterherschicken).

• Erhalte das Buy-in der involvierten Vorgesetzten für deinen Plan, erkläre das Konzept, Budget, Teamzusammensetzung: Im Laufe deines Projekts wirst du auf Stolpersteine stoßen. Wenn deine Vorgesezten von vornherein über das Projekt ausreichend gut Bescheid wissen und du kommuniziert hast, in welchen Punkten du im Laufe der Zeit deren Support brauchen wirst, wird dies das Voranschreiten (z.B. Approval von Vertraegen, Ausgaben, Kooperationen) erleichtern. Auch das Erwartungsmanagement der Vorgesetzten ist wichtig, um beispielsweise abweichende Erwartungen an Endprodukt zu vermeiden.

Kurzprofil von Pauline:

• Bachelorstudium der angewandten Kognitions- und Medienwissenschaften in Duisburg.

• Masterstudium International Business mit Vertiefung in Strategic Marketing in Maastricht, Niederlande.

• Nach dem Masterstudium ging es für ein Praktikum im Bereich "Business Development und Markeintrittsberatung" nach Shanghai, China. Dieses Praktikum war der Startschuss eines sechsjährigen Aufenthaltes in China.

• Zuletzt (bis Ende 2017) tätig in Shanghai als Managerin bei der deutschen Auslandshandelskammer.

• Derzeit in Singapur und in freudiger Erwartung des ersten Kindes.

Welche Rolle spielt Projektmanagement in deiner Arbeit?

In meiner Arbeit bei der AHK Shanghai war ich für die Mitgliedschaftsakquise und -betreuung sowie große wie auch kleine Veranstaltungen für die deutsche Wirtschaftsgemeinschaft in Shanghai zuständig. Im Jahr kam ich so auf ca. 50 Meetings mit AHK-Mitgliedern, ca. 60 Workshops (Format für ca. 20-80 Besucher), 9 Kammerabende (monatliche Flagship-Events für 150-250 Besucher) und mehrere Special Events (Halb- oder Ganztageskonferenzen, Community-Events für 100-400 Besucher).

Ich war in die konzeptionelle als auch in die logistische Vorbereitung der Veranstaltungen involviert. Für die (potentiellen) Mitglieder galt es oft hilfreiche Informationen von verschiedenen Abteilungen der AHK zusammenzutragen, mit Kontakten weiterzuhelfen usw. Es kam immer zu Überschneidungen der verschiedenen Aufgaben, einige hatten eine Projektdauer von 1 Monat, andere von über einem Jahr und es waren immer mehrere Kooperationspartner involviert. Immer liefen Vorbereitungen verschiedener Veranstaltungen zeitgleich ab. Projektmanagement war deswegen sehr wichtig, um den Überblick zu behalten und zu wissen: Wo stehe ich gerade, was ist in meiner Pipeline, welche Aufgaben sind zu erledigen, was macht wer aus dem/den Projektteam/s.

Wie hast du Projektmanagement gelernt?

Training on the job. In meinem Job bei der AHK merkte ich schnell, dass es ohne Planung, Tracking, Aufgabenverteilung, Timing und guter Kommunikation (alles Bestandteile von Projektmanagement) nicht gehen wird. Mir hat mir meine Erfahrung aus dem Business Development sehr dabei geholfen, mich in der neuen Rolle zurechtzufinden.

Mir bekannte Business Development Tools wie z.B. Sales-Pipeline habe ich auf Projektmanagement übertragen und eine Projekt-Pipeline (mit Deadlines, Milestones, etc.) in Excel erstellt. Im Laufe der Zeit habe ich auf Basis von Feedback nach und nach herausgefunden, wie ich meine Tools weiter verbessern kann, von anderen gelernt, welche Tools und Methoden sie verwenden und ein Zwei-Tages-Training im Projektmanagement belegt.

Laufen Projekte in China anders ab? Wenn ja, wie?

In China entstehen einige Projekte recht kurzfristig, deswegen ist mehr Spontanität und Flexibilität gefragt und ein gutes Netzwerk von internen / externen Partnern, an die man sich für Fragen, Support und Ressourcen wenden kann. Ein Beispiel dafür ist der kurzfristig angekündigte Besuch vom damaligen Finanzminister Schäuble in Shanghai in 2016. Die Aufgabe bestand darin, gemeinesam mit der Konrad-Adenauer-Stiftung innerhalb von weniger als einem Monat eine Abendveranstaltung auf die Beine zu stellen und min. 300 Gäste zu akquirieren.

Was waren die Herausforderungen an interkulturelle Kompetenz in den Projekten?

Es kam in der Kommunikation mit chinesischen Partnern und Kollegen öfter zu Missverstaendnissen, ab und zu einfach, weil man sich nicht 100% richtig in dem Gemisch aus Sprachen (Englisch, Deutsch, Chinesisch) richtig verstanden hat. An dieser Stelle war es für beide Seiten entscheidend mehrmals nachzufragen bzw. etwas ausführlich zu erklären. Eine andere Herausforderung war es manchmal ein "Nein" oder "Das ist nicht möglich" oder "Das haben wir noch nie gemacht" zu hinterfragen bzw. herauszufordern und etwas erledigt zu bekommen, das vorher in der Art noch nicht gemacht wurde. Auch hier half es den Standpunkt des anderen besser zu verstehen und die eigene Idee detaillierter bzw. für den Betroffenen relevanter zu erklären und eventuell noch anzupassen.

Erzähl’ mir von einem Moment, an dem du dich behaupten musstest, weil du eine Frau warst?

Glücklicherweise hatte ich in der Ausführung meiner Arbeit in China nie das Gefühl, dass ich wegen meines Geschlechts benachteiligt wurde.

Ich habe allerdings erlebt, dass Männern ab und zu mehr Kompetenz zugetraut werden, weil einige - vor allem am Anfang eines Beschäftigungsverhältnisses - mehr auf sich aufmerksam machen (z.B. durch extrovertierteres und sicheres Auftreten).

Ich weiss auch jetzt im Nachhinein aus meinem Arbeitskontext, dass Männer oft ein besseres Gehalt für sich erzielen und einer der Hauptgründe dafür ist, dass sie sich und ihren Wert besser im Einstellungsgespräch bzw. in der Gehaltsnachverhandlung verkaufen.

Was magst du an dem Beruf „Projektmanagerin“?

Die Arbeit als Projetkmanagerin habe ich als sehr abwechslungsreich empfunden. Der Projektmanagement-Prozess an sich bildet dabei die stabile Konstante. Diesen Standard an das jeweilige Projekt anzupassen, eigene neue Ideen zu entwickeln und vor allem dabei mit verschiedenen (und oft neuen) Partnern zusammenzuarbeiten war eine sehr spannende Aufgabe und hat mir sehr viel Spass gemacht.