Kristina’s Tipps für Projektmanagerinnen:

• Projektmanagement ist nichts, was man einfach so macht. Es ist notwendig, die Techniken, also das Handwerkszeug, dazu zu erlernen. Diese Zeitinvestition lohnt sich.

• Frauen können lernen, kritisches Feedback zu geben, ohne sich dabei schlecht zu fühlen. Hierfür gibt es zahlreiche Kommunikationstrainings und –coachings.

• Als Projektmanagerin muss man Checklisten mögen.

• Hierarchien übrigens auch. So flach sie auch sind – es sind Hierarchien.

Kurzprofil von Kristina:

• Freiberufliche Beraterin im Bereich „Projektmanagement“ und „Prozessoptimierung“ für NGOs bei der Berliner Agentur MARKETING FOR GOOD

• Vorher: Tätigkeiten in der Weiterbildungsorganisation und im Qualitätsmanagement

• Ausbildung: Studierte Kulturmanagerin mit handwerklichem Schwerpunkt „Projektmanagement“ und inhaltlichem Schwerpunkt „Bildende Kunst“

Liebe Kristina, warum macht Projektmanagement Menschen glücklich?

Ich bin darüber selbst überrascht. Ein Beispiel aus der Praxis: Ich sitze bei einer großen Organisation in einem Kick-off Workshop. Als Projektmanagerin ist mein Part nicht der schöne, schillernde. Ich zeige nicht die schicke neue Webseite und erzähle nicht, wie viel Umsatz man durch die erweiterten Fundraising-Aktivitäten generieren kann. Nein, ich stelle den Projektstrukturplan vor, also Aufgabenpakete, Meilensteine, Termine. Am Ende strahlen mich alle an und die Leiterin des Kunden sagt: „Danke für den inspirierenden Vortrag.“

Menschen lieben es, wenn man Abläufe und Strukturen schafft, weil die Projektziele dann greifbar und erreichbar werden. Es wird klar, welche kleinen Schritte zum großen Ziel führen. Und das schafft Verlässlichkeit und Verbindlichkeit. Diese Sicherheit macht Menschen sehr zufrieden.

Welche Rolle spielt Projektmanagement in deiner täglichen Arbeit?

Projektmanagement ist in meiner Welt das zentrale Tool, um Veränderungsprozesse zu bewältigen. Dazu gehören zum Beispiel die Einführung einer digitalen Kommunikations-strategie, der Launch einer neuen Software oder die Durchführung einer Marketing-kampagne. Jedes dieser Beispiele ist ein Veränderungsprojekt und sollte zielgerichtet und planvoll durchgeführt werden. Projektmanagement braucht man, um zu erreichen, was man will und um alle Beteiligten mitzunehmen. Letzteres verhindert, dass jemand zum Querulanten wird, weil er oder sie sich übergangen fühlt.

Wie hast du Projektmanagement gelernt?

Während meines Studiums habe ich Instrumente der Zeit- und Aufgabenpaketplanung gelernt. Später habe ich Fortbildungen zu „Stakeholdermanagement“ und „Umgang mit Konflikten“ besucht. Mir ist aufgefallen, wie breit das Instrumentarium von Projekt-management ist. Und tatsächlich brauche ich alle organisatorischen Instrumente und kommunikativen Fähigkeiten. Bis heute verstehe ich nicht, wieso letztere „Soft Skills“ heißen, da man oft erhebliche Konflikte innerhalb eines Projekts aushalten und bewältigen muss.

Gib’ uns bitte ein Beispiel eines solchen Konflikts.

Erst letzte Woche haben wir den Atem angehalten. Bei einer gemeinnützigen Organisation soll eine Online-Fundraising Plattform eingeführt werden. Wie häufig bei solchen Projekten, muss es auch hier eine Schnittstelle zwischen der neuen Webseite und der internen Datenbank geben.

Die Plattform muss eigentlich im Herbst, rechtzeitig vor der Weihnachtszeit online gehen, um möglichst viele Spenden zu generieren. Plötzlich sagen die beiden verantwortlichen IT-Dienstleister: „So wie geplant, können wir es nicht machen. Wir brauchen zwei Monate länger.“ Die Marketingkampagne, die Budgetziele, die geplanten Erfolgsmeldungen – alles kam ins Rutschen. Der Unmut war erheblich.

Als Reaktion haben wir allen Betroffenen erklärt, warum es zentral ist, die Plattform noch vor der Weihnachtszeit zu launchen. Sinnstiftung ist extrem wichtig beim Stakeholder-management. Man muss alle Projektbeteiligten ernst nehmen und sich die Zeit nehmen, allen zu erklären, warum was wann passiert. Selbstverständlich ist auch der Verweis auf Verträge notwendig – sollte es diese denn geben, was tatsächlich nicht immer der Fall ist.

In dem beschriebenen Fall: Ende gut, alles gut?

Letztlich bin ich zufrieden, wie es gelaufen ist. Obwohl wir zeitlich im Verzug sind, werden wir das Ziel halten und vor der Weihnachtszeit launchen. Mit Hilfe von Projektmanagementtechniken konnten wir steuernd eingreifen. Denn nur wenn man weiß, was man geplant hat, kann man diesen Plan bewusst und zielgerichtet ändern. Dieses Wissen bewahrte uns davor, in eine Art Paralyse zu geraten.

Wie sind deine Erfahrungen beim digitalen Projektmanagement?

Hier muss man zunächst Begrifflichkeiten unterscheiden. Digitales Projekt-management meint, dass man digital arbeitet. Für mich ist das zur Gewohnheit geworden. Gerade eben haben wir einen Auftrag für die Schweiz bekommen und es ist völlig klar, dass wir einen Großteil der Arbeit virtuell machen werden. Da kommen Tools, wie Skype, Trello, Google Drive, Wiki, Slack und Dropbox, ins Spiel. Bei dieser noch relativ neuen Form von Arbeit stehen wir allerdings vor der Schwierigkeit, nicht nur ältere, sondern überraschenderweise auch jüngere Kollegen ins Boot zu holen.

Gleichzeitig haben wir Probleme, gute digitale Tools zu finden, die sowohl deutsche Standards beim Datenschutz erfüllen als auch die Nutzerfreundlichkeit (Bedienbarkeit, Support, Serviceorientierung) der amerikanischen Tools haben. Ich hoffe, dass deutsche Dienstleister in diesem Punkt nachziehen. Der Wunsch nach digitaler Arbeit ist da, aber das Angebot ist noch nicht ausreichend vorhanden.

Und dann gibt es das Projektmanagement für digitale Projekte, zum Beispiel die Arbeit an Webseiten, Onlineplattformen, Datenbanken und Tools aller Art. In diesen Projekten haben wir oft erlebt, dass man nicht weiß, wann das Projekt eigentlich zu Ende ist. In der Praxis sehe ich, dass sofort nach dem erfolgreichen Launch einer Webseite der Auftraggeber sagt: „Da könnte man aber noch ein oder zwei Unterseiten optimieren und wenn wir so recht darüber nachdenken, passen uns die Farben und der Schriftfond nicht wirklich.“ So passiert es, dass man eine Woche nach Launch der Webseite knietief im Relaunch steckt. Projektmanagement hat dann die sehr wichtige Aufgabe zu sagen: „Cut!“. In solchen Projekten ist dann die zentrale Frage, wann das Kernprojekt abgeschlossen ist und wann die Supportphase beginnt.

Thema: Frauen im Projektmanagement. Wann hast du zum ersten Mal gedacht, dass dir etwas passiert, weil du ein weiblicher Projektmanager bist?

Es gab einen solchen Moment. In einem Verband habe ich die temporäre Aufgabe bekommen, eine Fotodatenbank einzuführen. Es gab unglaublich viele zerstreute Daten, ich musste abteilungsübergreifend arbeiten und die Interessen unterschiedlicher Stakeholder zusammenbringen. Als Referentin saß ich in einer Abstimmungsrunde mit drei Abteilungsleitern. Zu diesem Zeitpunkt stand das Pflichtenheft und wir waren kurz vor der Auftragsfreigabe durch den Geschäftsführer. Plötzlich fingen die Abteilungsleiter an, Bedenken und Sonderwünsche zu äußern. Nach mehreren inhaltlichen Argumenten, habe ich gemerkt, dass ich nicht ernst genommen werde und das Projekt scheitern könnte.

Und dann ist etwas passiert, was mir nie passiert. Weil ich eine Frau bin und ich denke, Frauen machen so etwas nicht… Ich habe die richtig angeschrien: „Das wird hier nicht der Berliner Flughafen. Schluss mit den Verzögerungen. Wir werden launchen!“.

Pause, Stille, erschrockene Blicke.

Nach einem kurzen Moment sagte ich: „Ich will, dass Ihr das Projekt unterstützt und der Geschäftsführer so die Freigabe erteilen kann.“ Alle drei haben genickt. Die Situation war mir selbst unangenehm, aber mir war wichtig, dieses Projekt durchzuführen. Ich wusste, dass die Datenbank nicht perfekt ist, sondern wahrscheinlich ca. 80 % der Anforderungen erfüllt. Aber 80 % sind besser als gar nichts. Im Ergebnis war die Freigabe erteilt. Von da an wurde ich sehr respektvoll behandelt und hatte ein ganz anderes Standing. Rückblickend weiß ich, dass ein Momentum da war, ich würde also nicht immer so reagieren.

Managen Frauen Projekte anders als Männer?

Eine Beobachtung aus der NGO-Praxis ist, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig unerwartet in Projektmanagementverantwortung kommen. Frauen tuen sich damit schwerer als Männer. Eine typische Situation: Man sitzt in einem Meeting und plötzlich heißt es: „Das geht nicht weiter mit Excel. Wir brauchen ein professionelles Buchführungstool. Marta (so nennen wir die Mitarbeiterin der Einfachheit halber), kannst du das einführen?“. Und plötzlich ist Marta Projektmanagerin, ohne dafür qualifiziert zu sein. Im besten Fall hat sie vor Jahren eine eintägige Fortbildung zu „Projektmanagement“ besucht.

Als Projektmanagerin bekommt Marta ein Team und auf einmal entsteht eine hierarchische Situation, in der sie Entscheidungen treffen und Verantwortung übernehmen muss. Und dann passiert, was immer passiert. Die Entscheidungen von Marta gefallen nicht allen Teammitgliedern. Im Unterschied zu Männern tun sich Frauen schwerer damit, Unzufriedenheit und Unmut auszuhalten. Sie mögen eher Konsens-entscheidungen. Wenn sie denn die Wahl haben, sollten gerade Frauen sich darüber bewusst werden, ob sie sich in solche Situationen begeben wollen.

Als Projektmanagerin hat man meist fachliche Projektverantwortung, jedoch kein disziplinarische. Was soll Marta tun, wenn Tim (so nennen wir ein Projektmitglied der Einfachheit halber) zu ihr sagt „Ich hatte keine Zeit, mein Aufgabenpaket rechtzeitig zu erledigen. War zu viel zu tun.“

Marta sagt: „Tim, wir haben vor zwei Wochen zusammengesessen und den Zeitplan durchgesprochen. Du hast zugesagt, bis heute zu liefern. Heute sagst du mir, dass du nicht angefangen hast und ich bin enttäuscht, weil ich mich auf deine Zusagen verlasse. Wir werden jetzt noch einmal sprechen und ein neues Timing vereinbaren, was für dich machbar ist. Ich bitte dich dringlich, dass du dich daran hältst.“

Ist so eine Aussage eine Hürde für Frauen?

Frauen müssen Feedback geben können, das gleichermaßen kritisch und zielführend ist. Ich erlebe hingegen Reaktionen wie diese:

• „Hey Tim, das darf ja wohl nicht wahr sein. Wie konntest du nur?“ 
  (Variante 1: Vorwurf)

oder

• „Oh Tim, bitte könntest du das noch irgendwo reinschieben? Das wäre ganz toll. (Variante 2: Die Nette, Devote) 

Aber beides ist nicht der richtige Weg. Man kann Leuten Dinge klar ins Gesicht sagen und dabei Emotionen benennen ohne unsachlich zu werden. Leute sind dankbar für klare Ansagen. Das funktioniert.

(Marta und Tim sind frei gewählte Namen, die während des Interviews spontan aufgekommen sind. Sie beziehen sich nicht auf reale Personen.)