Sabrina’s Tipps für Projektmanagerinnen:

• Zielgerichtete Kommunikation: der Schlüssel zum Erfolg. Hierbei spreche ich nicht von regelmäßigen Meetings zum Projektstand, das Nachhalten von Ergebnissen oder das Dokumentieren von To-Do Listen. Diese Arten von Kommunikation gehören zum Standardwerkzeug des Projekt-managements und sind "Pflicht". Die Teamkollegen jedoch so abzuholen, dass Sie sich mit dem Projekt identifizieren und Spaß daran haben, einen Beitrag zu leisten, ist in meinen Augen, die "Kür". Auch wenn ich als Projektmanagerin die Fäden in der Hand halte, so wird es mir ohne ein motiviertes Team schwer fallen, das Projekt reibungsfrei abzuwickeln, auch wenn es noch so perfekt geplant ist. Ich sehe es als eine der wichtigen Aufgaben im Projekt, offen und ehrlich mit dem Team zu kommunizieren und die Teamkollegen regelmäßig zu informieren. Nur durch eine offene Kommunikation können Fragen, Unstimmigkeiten oder Probleme gelöst werden und ich bin als Projektmanagerin in der Lage, das Team in seinen Bedenken und Schmerzpunkten abzuholen.    

• Humor: mit Humor fällt vieles leichter! Wenn es in die Projektphasen geht, die wirklich stressig werden, dann sollte immer eine ordentliche Portion Humor mit an Board sein. Humor ist ein super Ventil, um Stress abzubauen und ermöglicht Anderen oft, mit stressigen Situationen besser umzugehen. Ebenfalls darf man nicht unterschätzen, dass Humor auch Konfliktsituationen entschärft, die sich stressbedingt angestaut haben. Ein Projekt in dem einem das Lachen vergeht, ist einfach das falsche Projekt.    

• Resümee ziehen: sich Zeit zu nehmen, um ein Resümee zu ziehen und somit für eine verbesserte Qualität für alle nachfolgenden Projekte zu sorgen. Menschen machen Fehler und aus Fehlern können alle lernen. Spätestens am Ende eines Projekts ist die richtige Zeit, sich bewusst zu machen, welche Fehler aus welchen Gründen entstanden sind. Um dies gemeinsam mit dem Team herauszuarbeiten und auch zu besprechen, sollte man sich die Zeit gönnen und nicht nahtlos in ein anderes Projekt hechten und die Fehler wiederholen.

Kurzprofil von Sabrina:

Nach meinem Architekturstudium übernahm ich als Projektmanagerin die Verantwortung für Groß- und Sonderprojekte in der Immobilienbranche, welche sich durch ihre Komplexität und ihr hohes Entwicklungspotential auszeichneten. Im Fokus standen hier die Integration von Software-anwendungen und diversen Dienstleistungen in oftmals sehr anspruchsvollen Systemlandschaften der Kunden, nebst der Strategie- und Prozessberatung, um einen effizienten Einsatz der eingesetzten Systeme und Services zu gewährleisten.  

Da ich die Kombination von Immobilien, IT und Projektmanagement schon immer sehr spannend fand, habe ich mich in diesen Bereichen weiter spezialisiert, so dass ich nach zehn Jahren Beratung und Management beschlossen habe, meinen beruflichen Fokus zu verlagern. Seitdem bin ich freiberuflich als Consultant und Interimsmanagerin für digitale Transformationsprojekte tätig und wickle in diesem Sektor spannende Innovationsprojekte ab.

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Liebe Sabrina, wie hast du Projektmanagement gelernt?

Kurz gefasst durch "learning by doing". Als ich mein erstes Projekt zugeteilt bekam, habe ich bei Gleichgesinnten nachgefragt, welche Erfahrungen sie gesammelt haben bzw. welche Instrumente sie in ihren Projekten nutzen. Schnell musste ich jedoch feststellen, dass aufgrund der immer wachsenden Anforderungen in den Projekten diese Vorgehensweisen nicht mehr ausreichend waren. Ich habe mir Bücher gekauft, im Internet recherchiert und Kurse belegt, um Projektmanagement zu verstehen und durch eine strukturierte Vorgehensweise allen Projektbeteiligten das Leben zu vereinfachen, inklusive mir als Managerin. Schlussendlich habe ich mich für einen Zertifizierungslehrgang entschieden, der mein Wissensstand weiter komplementierte und den ich ständig aktualisiere.

Grundsätzlich kann ich für den Einstieg empfehlen: lernt von anderen Projektmanagern! Man kann heutzutage eine Vielzahl an Seminaren und Kursen besuchen, um Projektmanagement zu erlernen. Persönlich habe ich die Erfahrung gemacht, dass diese Seminare oft sehr theoretisch ausgelegt sind. Um diese Theorie mit Leben zu füllen, empfehle ich den praktischen Erfahrungsaustausch mit anderen Projektmanagern.    

Was ist nach deiner Erfahrung der Unterschied zwischen weiblichen und männlichen Projektmanagern? Führen Frauen Projekte anders?

Viele Analysen und Umfragen aus den vergangenen Jahren zeigen, dass Projekte erfolgreicher wären, wenn Projektleiter über bessere Soft Skills verfügen. Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit steht hier an erster Stelle. Das ist eine Kompetenz, bei der Frauen überdurchschnittlich gut abschneiden, da Frauen eine andere Art haben zu kommunizieren. Dadurch erhalten sie Informationen zu einem früheren Zeitpunkt und erkennen Probleme, bevor diese das Projekt negativ beeinflussen können.

Dort, wo viel Kommunikation erforderlich ist, ist es auch Offenheit von Vorteil. Denn nur eine offene Kommunikation führt ein Projekt zum Erfolg. Meiner Erfahrung nach sind Frauen von Natur aus offener und mitteilsamer als Männer.

In welcher Situation musstest du dich behaupten, weil du eine Frau warst? Wie hast du das gemacht?    

Meine ersten Projekte bestanden neben mir ausschließlich aus Projektkollegen, sowohl in der eigenen Organisation und beim Kunden. Als Job-Neuling musste ich zusätzlich zeigen, dass ich die richtige Ansprechpartnerin für mein Gegenüber bin. Dies gelang mir anfangs durch fachliche Kompetenz.

Fachliche Kompetenz allein reichte mit Zunahme der Komplexität nicht mehr aus und so verstärkten sich im Laufe der Zeit meine überfachlichen Kompetenzen wie Authentizität, Zuverlässigkeit, Flexibilität, Kooperationsfähigkeit und zielorientiertes Handeln, womit es mir gelang auch in schwierigen Situationen oder bei veränderten Rahmenbedingungen die Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, Geschäftserfolge zu erzielen und Respekt zu gewinnen. 

Projektmanagerin ist aus vielen Gründen ein anstrengender Beruf (Verantwortung, Arbeiten gegen Deadlines, Erreichbarkeit). Wie schafft man sich in solchen Situationen Freiräume, um nicht die physischen und psychischen Grenzen zu überschreiten? 

Komplexe Aufgabenstellungen, wechselnde Anforderungen, häufige Meetings, Zeit- und Kostendruck führen zu hektischen Situationen in denen negativer Stress freigesetzt wird. Obwohl es heißt, dass Frauen oft strapazierfähiger sind als Männern - halten die geschilderten Situationen länger an - schadet negativer Stress jeder guten Projektmanagerin.

Auch ich war in der Vergangenheit solchen Stresssituationen ausgesetzt und habe gelernt, dass es sich besser damit umgehen lässt, wenn ich mich aus diesen Situationen herausnehme. Kommen zum Beispiel Meetings ins Stocken oder verfallen diese in hitzige Diskussionen, dann empfiehlt es sich, kleine Pausen einzulegen und Distanz zu der Situation zu gewinnen. Anschließend lassen sich Themen mit frischem Kopf besser lösen. Um den inneren Druck, Unruhe oder Nervosität abzubauen, habe ich gern Stressbälle verwendet. Diese haben mir geholfen, meinen Blutdruck und meine Aufregung zu senken. Anschließend konnte ich mit neuen Ideen an die Aufgabe gehen.

Ich bin gern Projektmanagerin, auch in stressigen Projekten. Daher ist es mir besonders wichtig, mein Energielevel aufrecht zu erhalten und für Kopf und Körper eine Abwechslung und Entspannung zu bieten. Aus diesem Grund engagiere ich mich in meiner Freizeit für pflegebedürftige Katzen – für mich nicht nur eine sinnvolle Beschäftigung, sondern auch mein persönliches Glück, das mir Energie schenkt.

Was ist das Besondere am Beruf "Projektmanagerin" für dich?

Da kein Projekt wie das andere ist, liebe ich die ständig wechselnden, neuen inhaltlichen Anforderungen und unterschiedlichen Stakeholder. Dies macht sowohl ein Projekt einzigartig und animiert mich als Projektmanagerin dazu, meine Vorgehensweisen, Methoden und Techniken regelmäßig weiterzuentwickeln. Unterschiedliche Menschen mit verschiedensten Einflüssen, Werten, Vorstellungen und Qualifikationen kommen zu einem bestimmten Th­ema zusammen und schaffen gemeinsam ein Ergebnis. Nur durch diese Teamarbeit lassen sich komplexe Vorhaben realisieren, für welche die Kompetenzen und Kräfte eines Einzelnen nie ausreichen würden.

Was möchtest du uns zum Abschluss noch mitgeben?

Projektmanagement ist für mich einzigartig. Es ist der Motor, der einen ständig zu neuen Herausforderungen treibt. Projektmanagement ist Verantwortung und es ist Leidenschaft zugleich, die gelebt und erlebt werden muss.