Dara’s Tipps für Projektmanagerinnen:

• Ein Projektplan ist nur gut, wenn er Scheitern einkalkuliert. Man muss im Vorhinein die Option einkalkulieren, dass etwas richtig schief geht. Nur dann kann man im Ernstfall handeln.

Kurzprofil von Dara:  

• Studium der Internationalen Politik und Verwaltung in Potsdam, Riga und Sankt Petersburg

• Arbeitet in Politik, Verwaltung, Wirtschaft und Medien in Deutschland und Frankreich

• Aktuell: Junior-Beraterin beim Verlag Der Tagesspiegel

• Engagement als Head of Social Media and Campaigns bei Mentorme (berufliches Förderprogramm für Frauen)

Liebe Dara, was arbeitest du den lieben langen Tag?

Ich arbeite in der Beratung beim Verlag Der Tagesspiegel und mache tolle Projekte. Dabei habe ich nichts mit der Zeitung zu tun. Im Verlag gestalten wir aktuell den Medienwandel. Das Internet hat die Zeitungsbranche sehr verändert. Mit klassischem Zeitungsverlag lässt sich nicht mehr viel Geld verdienen – da kann die Zeitung noch so toll und journalistisch hochwertig sein. Also, überlege ich gemeinsam mit meinen Kollegen, was es für Möglichkeiten gibt, einen Verlag so aufzustellen, dass der Markenkern nicht verfälscht wird und wir gleichzeitig profitabel aufgestellt sind.

Was ist ein beispielhaftes Projekt, das du betreust?

In der Abteilung „Politik und Konzepte“, in der ich tätig bin, konzipieren und veranstalten wir unterschiedliche Formate. Eine sehr erfolgreiche Konferenz ist zum Beispiel die „AGENDA-Konferenz“, die jährlich stattfindet. Ziel der Konferenz ist, Politiker, Verbände, Vertreter aus der Wirtschaft und Zivilgesellschaft zusammenzubringen. Gemeinsam mit den Experten schaffen wir einen Ort, bei dem die politische Agenda des nächsten Jahres diskutiert wird. Wir machen aber auch sehr viele kleinere Veranstaltungsformate, wie spezialisierte Fachforen. Kürzlich habe ich eine Veranstaltung betreut, bei der es um Gesundheitsförderung für Menschen mit geistiger Behinderung ging. Da haben wir Vertreter von Verbänden, Selbsthilfegruppen, Ärzte und sogar Architekten zum Thema „Freies Bauen“ dabei gehabt. Das Format ist sehr „special interest“, aber auch sehr spannend gewesen. Pro Jahr machen wir zwischen 150 und 200 Veranstaltungen. Da geht also was. Uns geht es darum alle Seiten eines Sachverhalts zu beleuchten. Aus diesem Grund laden wir auch durchaus kritische Stimmen ein. Und dieser Rundumschlag an Meinungen ermöglicht es uns schließlich auch Meinungsbildner und Agenda-Setter zu sein. Das ist unser Selbstverständnis.

Was sind deine Aufgaben bei dieser übergeordneten Mission?    

Lange Zeit habe ich im klassischen Eventmanagement gearbeitet. Das beinhaltet alle Aufgaben, um eine Veranstaltung von der logistischen Seite zum Erfolg zu machen, einschließlich Teilnehmermanagement, Catering-Organisation und vieles mehr. Meine Rolle hat sich aber in den letzten Monaten gewandelt. In meiner neuen Rolle bin ich mehr auf der konzeptionellen Seite tätig. Hier bedeutet Projektmanagement für mich: die Erstellung eines jVeranstaltungskonzeptes ist ein in sich geschlossenes Projekt. Dieses übergebe ich dann nach Abschluss an das Eventmanagement-Team, damit meine Kollegen den organisatorischen Rahmen erstellen können. Hier hilft es auch, dass ich lange auf der Seite der Veranstaltungsorganisation gearbeitet habe, da ich die Anforderungen gut verstehe. Auf der konzeptionellen Seite arbeite ich sehr partnerorientiert. Ich muss also stets entlang der Anforderungen unserer Sponsoren sowie Partner arbeiten und genau verstehen, was die Bedürfnisse sind. Übrigens gibt es hier zwei Wege zur Akquise von Partnern: oft entstehen Ideen bei uns und wir suchen uns die entsprechenden Partner, aber häufig ist es auch so, dass Partner auf uns zukommen.

Beschreib’ uns bitte die beispielhafte Erstellung einer solchen Konzeption. Was sind die einzelnen Schritte, die du unternimmst, um das Endergebnis zu erzielen?

Als Erstes lege ich auf Basis eines Erstgespräches mit dem Partner / Sponsor die Zielgruppe und das Format der Veranstaltung fest. Anhand der Anforderungen ist ziemlich schnell klar, ob es eine einmalige größere Konferenz werden soll oder, ob es eine kleinere Veranstaltungsreihe wird. Im Anschluss wird das Konzept in ein Angebot gegossen und abgestimmt. Nachdem das erfolgt ist, geht es in die Feinplanung, also auch die konkrete Zeitplanung und Dramaturgie der Veranstaltung.

Es muss also entschieden werden, welche konkreten Themenblöcke ausgestaltet und durch welche SprecherInnen sie besetzt werden. Wichtig bei der Auswahl der TeilnehmerInnen ist natürlich, dass sich eine – oftmals auch kontroverse – Diskussion entwickelt. Deswegen achten wir bei den Einladungen darauf, Referenten mit unterschiedlichen Positionen zu gewinnen. Im Anschluss müssen wir die Werbeplattform für die Veranstaltung bestimmen und bedienen. Und dann geht es ans Eingemachte und die konkrete Umsetzung: wir setzen eine Homepage auf, damit die Veranstaltung für alle greifbar wird. Dort wird das Programm fortlaufend eingestellt und aktualisiert. Dann werden die Einladungen per Mail oder Post versendet. Gerade hier in Berlin – da hier die Leute durch das zahlreiche Angebot an tollen Veranstaltungen verwöhnt sind – müssen wir eine sehr hohe „No-Show Quote“ einrechnen und mehr Leute als vorhandene Plätze einladen. Wenn die Dinge aufgesetzt sind, muss das Monitoring der Einladungen stattfinden. Die eigentliche Veranstaltungsabwicklung (vom Catering bis zur Rollstuhlrampe) wird dann durch das Eventteam durchgeführt.

Übrigens nimmt ein großer Teil unserer laufenden Arbeit die Recherche ein. Da ist sozusagen das ständige Grundrauschen. Viele unserer Themen drehen sich um Digitales und da passiert momentan einfach so unglaublich viel, dass man ständig hinterher sein muss.

Erzähl’ mir von einem Moment, in dem Projektmanagement euch vor größerem Schaden bewahrt hat.

Da fallen mir tatsächlich viele Beispiele ein. Eines der Beispiele ist die schon eben angesprochene „No-Show Quote“ bzw. das Monitoring davon. Es ist sehr zentral, dass man rechtzeitig gegensteuert, wenn man merkt, dass sich nicht genügend Leute für eine Veranstaltung angemeldet haben. Und es reicht keinesfalls, wenn 10% mehr Anmeldungen als verfügbare Plätze eingehen. Wenn zu wenig Zusagen kommen, dann checke ich zunächst die Zeitpläne der Veranstaltung gegen. Vielleicht melden sich die Leute nicht an, weil es Unstimmigkeiten bei den Zeitplänen gibt. Im nächsten Schritt kann man gezielt Reminder versenden, um auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen. Hierbei ist es elementar, dass man nicht einfach Reminder versendet, sondern einen Neuheitswert wie zum Beispiel die Ankündigung eines neuen interessanten Speakers wählt, um Leute noch mal gezielt anzusprechen. Wenn man die Leute einfach so mit Mails bombardiert, läuft man Gefahr, blockiert und in den Spam geschoben zu werden. Das will man natürlich um jeden Preis vermeiden. Selbst die sich angemeldet haben, muss man einen Tag vorher noch mal anschreiben, da die Leute vergessen, zu welchen Veranstaltungen sie angemeldet sind. Und last but not least möchte ich ein Loblied auf Projektpläne singen. Diese gehören zum Standardwerkzeug eines jeden Projektmanagers und haben mir schon oft geholfen. Die kleinen Sachen gehen einfach im Alltag verloren. Genau dafür setzt man sich am Anfang eines jeden Projekts, wenn noch mehr Ruhe als kurz vor einer Veranstaltung da ist, auf. Erst kürzlich habe ich bis vor einem Tag vor einer Veranstaltung vergessen – und das passiert uns allen mal – die Sanitäter zu bestellen. Zum Glück habe ich noch einen Tag vorher draufgeschaut und das selbst gemerkt. Was hätte da alles schief gehen können? Also, ein Hoch auf Projektpläne und Statuslisten.

Wie hast du angefangen, Projektmanagement-Tools zu lernen und dir anzueignen?

Ich bin von Natur aus nicht unbedingt ein strukturierter Mensch. Und auch in meinem Studium der Politikwissenschaft ging es nicht primär darum, Statuslisten zu entwerfen. Mein Erfolgsgeheimnis war eine ganz tolle Kollegin, die mir alles gezeigt hat. Ein Riesenglück! Bei meinem ersteren größeren Projekt musste ich direkt in der Planung mitarbeiten. Wir waren nur zu zweit und mussten eine Konferenz für über 1000 Leute organisieren, die nicht in Berlin stattfand. Also war es umso schwieriger. Und in diesem gesamten Projekt habe ich von Anfang bis Ende meine Kollegin unterstützt und durfte mir alles von ihr abschauen. Und zu 70 % habe ich ihren Arbeitsstil übernommen. Klar, die restlichen 30 % habe ich an meine eigene Arbeitsweise angepasst. Dazu zählt vor allem die Nutzung digitaler Projektmanagementtools wie zum Beispiel Asana. Aber die konzeptionellen Grundlagen wie Zeitplan, Kostenplan und Statusliste sowie Schaltplan für Anzeigen habe ich von ihr übernommen und pflege diese jetzt einfach auf einer anderen Basis. Und bei uns ist auch wichtig einen Zielgruppenplan zu machen, der Auskunft darüber gibt, wie viele Leute ich von welcher Zielgruppe eingeladen habe. Hier berechnen wir auch die „No-Show Quote“ und passen sie nach den Veranstaltungen entsprechend an, um einen Erfahrungswert für künftige Veranstaltungen zu haben.

Also mein Tipp ist, sich jemanden Erfahrenes zu suchen und von dieser Person lernen.

Welchen wichtigsten Tipp hast du bekommen, der sich nicht auf Tools bezieht?

Den wichtigsten Tipp habe ich von dieser besagten Kollegin bekommen: Dienstleister wissen, dass wir sehr viel zu tun haben und sind kulant. Das hat mir geholfen, innere Ruhe zu bewahren. Anfangs habe ich häufig gedacht, dass man Dienstleister sehr eng monitoren muss. Oft hatte ich über das Wochenende Angst, dass die Veranstaltung nicht gut werden wird, weil ich einen Dienstleister nicht innerhalb der gesetzten Frist den Auftrag bestätigt habe. Aber wie gesagt – Dienstleister sind meistens kulant und dieses Wissen entspannt meinen Arbeitsalltag erheblich.

Erzählst du uns von deinem ersten großen Stolperstein im Projektmanagement und wie du diesen bewältigt hast?

Gerne. Die Kommunikation in die höheren hierarchischen Etagen ist eine Herausforderung und ein Lernfeld für mich. Ich habe für mich verstanden, dass ich „pushy“ sein muss, um das zu erreichen, was ich für mein Projekt brauche. Das fällt mir noch schwer, weil man seinen Chef nicht gerne triezt. In der besagten Situation war es so, dass ich einen Dienstleister – den ich erstmal stark runterhandeln musste – am Ende doch eine Absage geben musste, da ich keine rechtzeitige Freigabe von meinem Chef erhalten habe. Daraus habe ich gelernt, dass ich meinen Chef einfach hinterher sein muss, weil seine Entscheidungen meine Arbeit betreffen.

Wie erlebst du Frauen im Beruf?

Wir sind ein frauenlastiges Team und unsere Abteilung wird von einer Frau geleitet. Für mich war das lange Zeit ganz selbstverständlich. Ich merke aber, dass gerade neuen Kolleginnen mit mehr Berufserfahrung das positiv auffällt. Was mir bei meinen männlichen Kollegen auffällt, ist, dass sie es nicht so mit einer ordentlichen Ablage haben. Ich erlebe, dass Frauen Projekte gründlicher als Männer managen. Ich würde sogar so weit gehen und sagen, dass sie einen kleinen Überhang zur Kontrolle haben. Vielleicht auch, weil sie etwas unsicherer sind.

Welchen Tipp würdest du Frauen geben, die sich für das Feld „Projektmanagement“ interessieren?

Für mich ist Projektmanagement ein sehr befriedigendes Berufsfeld. Mir gefällt insbesondere die Transparenz und Klarheit darüber, dass wenn man folgende Schritte befolgt, man das erwartete Ergebnis erhält. Das macht einfach Spaß. Wenn man die Dinge aus dem Plan nicht befolgt, ärgert man sich selber, warum man es nicht gemacht hat, obwohl es so einfach war. Aber wenn man alles befolgt und sich auf die Strukturen einlässt, ist das befriedigend, weil der Plan das Chaos und die Unsicherheit ordnet.