Imke’s Tipps für Projektmanagerinnen:

• Agiles Projektmanagement kann auch außerhalb von IT-Projekten gewinnbringend genutzt werden.

Kurzprofil von Imke:  

• Aktuell: IT-Consultant im eCommerce Bereich als Agile Tester und Scrum Master

• Projektmanagerin im digitalen Bildungsbereich

• Geisteswissenschaftliches Studium

Liebe Imke, in welchem Bereich bist du tätig?

Aktuell im agilen Projektmanagement als Agile Tester und Scrum Master. Ursprünglich habe ich einen geisteswissenschaftlichen Abschluss und wollte inhaltlich im digitalen Bildungskontext arbeiten. Ich habe dann schnell gemerkt, dass ich klare Strukturen und Prozesse brauche, um mich wirklich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren zu können. Und da es oft nicht reichte, nur mich zu strukturieren, habe ich dann angefangen auch in meinem Umfeld klare Prozesse und Absprachen zu etablieren. Das hat mir unglaublich Spaß gemacht und wurde auch von Vorgesetzten und dem Team positiv wahrgenommen, so dass ich sehr schnell aus dem Produktmanagement in eine Projektmanagement-Rolle “gewechselt wurde”.

Die folgenden Projekte waren dann alle sehr IT- und prozesslastig und ich bekam das Angebot, in die IT zu gehen und hier die Marketing-Prozesse im SAP CRM-Kontext zu betreuen. Das ging von der Linienbetreuung bis zu Großprojekten. Das Wichtigste war eigentlich immer die Kommunikation und Vermittlung zwischen den Fachabteilungen und den Developern: es werden oft dieselben Worte verwendet und was völlig Anderes gemeint. Sparringspartner sein, unterstützen, klare Strukturen schaffen und Absprache dokumentieren. Eigentlich kein Hexenwerk, aber oft der Schlüssel zum Erfolg.

Das war dann endgültig der Bruch zum inhaltlichen Arbeiten als Produktmanagerin. Ich habe dort unheimlich viel über Prozessmanagement gelernt und bin erstmals mit agilem Projektmanagement in Berührung gekommen. Als dann das Angebot kam, in einem Educational Technology StartUp die Leitung der redaktionellen Contenterstellung zu übernehmen, habe ich erneut gewechselt. StartUps arbeiten ja sowieso agiler und ich konnte mich intensiv mit agile Methoden wie Scrum, KanBan, Design Thinking auseinandersetzen und zugleich sehr viel über Mitarbeiterführung, Coaching, Kommunikation etc. lernen.

Nach einer spannenden Zeit und sehr erfolgreichen Projekten und Themen habe ich mich dann aus privaten Gründen für den Abschied von Berlin entschieden. Und bin als IT-Consultant aktuell in einem eCommerce-Projekt in Hamburg tätig.

Was ist Agiles Projektmanagement und wie unterscheidet es sich vom klassischen Wasserfallmodell in IT-Projekten?    

Während das klassische Wasserfall-Projektmanagement im Idealfall eine relativ hohe Planungssicherheit bietet, dabei aber sehr starr ist und sich Veränderungen während des Projekts wie neue Anforderung oder Marktentwicklungen schwer integrieren lassen, bietet das agile Projektmanagement eine hohe Flexibilität, dafür aber weniger Planungssicherheit.

Im Wasserfall-Projektmanagement wird linear geplant: wie ist die Ausgangssituation, was ist das Ziel, wie sind die Meilensteine zum Ziel. Der Scope ist fix, Termin und Kosten werden geschätzt. Der Projektmanager verantwortet Zeit, Qualität, Kosten und kontrolliert, dass der Plan eingehalten wird.

Bei Projekten von ein, zwei oder sogar drei Jahren Laufzeit gibt es allerdings im Laufe des Projekts so viele Änderungen der Rahmenbedingungen: oftmals kann ein Anforderer sich gar nicht vorstellen, wie seine Anforderung nach der Umsetzung wirklich funktioniert, es werden Details vergessen und so weiter. Der Scope, der zu Projektbeginn definiert wurde, trifft also ggf. bei Projektende gar nicht mehr das Bedürfnis der Anforderer. Wenn dann nach einer langen Umsetzungsphase das Ergebnis “fertig” übergeben wird, ist es im schlimmsten Fall unbrauchbar. Ein böses Beispiel ist das Softwareprojekt "Robaso" der Bundesagentur für Arbeit: über 6 Jahre Entwicklungszeit, circa 60 Millionen Euro Kosten, nach fünf Jahren Projektlaufzeit erstmals im Oktober 2015 in der Praxis eingesetzt und dann im Februar 2017 gestoppt.

Beim agilen Projektmanagement nach Scrum werden Termin und Kosten fixiert, der Scope ist jedoch variabel. Es gibt keinen Projektmanager, sondern einen Product Owner, der die inhaltliche Verantwortung inne hat, und den Scum Master, der die Verantwortung für den Scrum-Prozess und dessen korrekte Implementation trägt. Es wird in kleinen Schritten, meist zwei bis vier Wochen, entwickelt. Dann wird das Ergebnis von dem Development Team vorgestellt und der Product Owner entscheidet basieren auf dem aktuellen Entwicklungsstand, was als nächstes entwickelt werden soll. Er kennt also die Software (ich gehe von IT-Projekten aus, Scrum ist allerdings auch in anderen Bereichen einsetzbar) von Anfang an, sieht, wo er Anforderungen vergessen hat, wo noch Fragen in Prozessen offen sind etc. Er kann die offenen Fragen klären und neue Anforderungen priorisiert einbringen. Dass bei diesem Vorgehen am Ende eine unbrauchbare Software steht, ist damit sehr unwahrscheinlich. 

Kann man agiles Projektmanagement auch außerhalb von IT-Projekten nutzen?    

Klar. Gerade im Produktmanagement und Marketing ist Scrum bereits in vielen Teams angekommen. User Stories und Backlogmanagement zwingen quasi dazu, sich inhaltlich mit Themen auseinanderzusetzen und sie im Gesamtkontext zu priorisieren. Scrum forciert eine strategische Planung und fördert Transparenz und Kommunikation. Die Scrum Events wie "Daily und Retro" ermöglichen einen tollen Austausch, wenn Teams nicht örtlich zusammensitzen oder einzelne Teammitglieder remote arbeiten. Andere agile Methoden wie Kanban habe ich in der Contentproduktion eingesetzt, vor allem wenn in einem Produktionsprozess viele unterschiedlich Rollen eingebunden sind.

Wie ist der Anteil von Frauen beim Agilen Projektmanagement? 

Um ehrlich zu sein, kenne ich im Agilen Projektmanagement fast nur Frauen. Das könnte aber an meiner Filterblase liegen. Als Scrum Master stellt man sich in den Dienst des Teams, man coacht, kommuniziert, entwickelt einzelne Teammitglieder in ihrer Rolle weiter. Aus meiner Sicht perfekt für jede(n), die /der gerne im Team agiert, strukturiert ist, Verantwortung übernimmt ohne dabei im Rampenlicht stehen zu wollen.

Erzähl’ mir von einem Moment, in dem du dich behaupten musstest, weil du eine Frau warst. 

Spontan fällt mir da eigentlich nichts ein. Ich kenne natürlich die Situationen, in denen Alphamännchen sich aufspielen und einen so fachlich aus dem Spiel bringen wollen. Allerdings hatte ich zum Glück immer ganz tolle Kolleginnen und Kollegen, die mich sehr gut gecoacht haben, so dass ich in solchen Situationen immer fachlich-inhaltlich kontern konnte und mich nicht in die “sieht hübsch aus und hat die Klappe zu halten”-Ecke stellen lassen musste.

Was möchtest du uns zum Abschluss noch mitgeben? 

Im Projektmanagement ist Kommunikation wichtiger als jede Methode oder Regel. Jedes Projekt ist anders und der Erfolg kommt meist durch Kommunikation, ausprobieren, lernen. Fragen stellen führt oft weiter als Lösungen aus früheren Projekten zu platzieren. Mir persönlich bietet der Job als Projektmanagerin / Scrum Master vor allem die Freiheit mich immer weiter zu entwickeln, neue Themen kennen zu lernen und mich immer wieder verändern zu können - und den Job meinen privaten Bedürfnissen anzupassen und meine Work-Life-Balance zu schaffen.